Този правилник за работа е неразделна част и е съгласуван с инструкциите за работа в РСР и инструкциите за работа със системата на управление на фирмата. Тук ще се обърне особено внимание на значими фактори, които са заложени в работата с програмата. Ще бъдат засегнати особеностите по създаване на Контрагент, Продукт, Етикет и други стъпки, които не са прилагани до момента в старата система.

Основни правила:

1. При създаването на Контрагенти задължително се проверява ДДС номера.

   Още един сайт в който може да правите проверката http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/vieshome.do.

2. Смяна на данните на Контрагената. Когато Клиента има смяна на данните на фирмата, може да се промени всичко без ЕИК.

   При промяна на ЕИК се създава нов Клиент, а стария се остава със статус неактивен /затворен/.

3. При създаване на продукт: номера на продукта се състой от букви от името на Отдела, за който е предназначен + цифра за производителя

   от 01 до 20 + артикулния номер на продукта. Съкращенията на отделите ще намерите в обща информация. Подробно е описан процеса в Процедура за въвеждане на ПРОДУКТ.

4. Етикети – при въвеждане на продукт се прави таг към производителя на дадения продукт. Таговете ще ни помогнат за класифициране на продуктите в една категория, когато правим справки по производител. Таговете се подават на имейл към Катя Захариева,

   за да се създадат от нея.

5. Фактурите задължително минават през създаване на Поръчка към доставчик или Поръчка към клиент! Следваща стъпка създаване на доставка. Това е единственият начин за изкарване на продукта от складовата наличност.

6. Началници на отдели  и инициалите на отделите:
• Добромира Рибарова – NEUR, PhM;
• Таня Алексиева – DC;
• Боряна Тонова – LAB;
• Боян Радуилов – OPHT;
• Георги Григоров – URO, SUR ;
• Валентин Маринов;
• Елена Василева – GMP.

7. Имена на отдели:
• Лекарства –  PhM;
• Лаборатория – LAB;
• Урология, генелогия – URO;
• Хирургия – SUR;
• Ендоваскуларна, инвазивна, спинална хирургия и периферия – NEUR;
• Глюкомери и тест ленти – DC;
• Офталмология – OPHT;
• Анестезиология – GMP;
• Лечение на рани;
• Електрофизиология – EFI;
• Общо медицински консумативи – GMP;
• Ортопедия.

8. Отпуски и плащания – одобряват се основно от д-р Рибаров и Галина Маринова.

9. Издаване на стоката от основен склад:
• изготвяне на поръчката от отдела;
• подаване на поръчката към колегата от основен склад; подготвя се стоката за издаване в склада по срок на годност и дата на постъпване;
• изготвяне Приемателно предавателния протокол от колегата в склада;
• обратна връзка към отдела;
• изготвяне на фактура по дадената поръчка от съответния отдел.

10. Промямна на името на Контрагента – при вече написани поръчка, доставка и Фактура името на Контрагента може да се промени последователно и в трите документа.

11. Доставките, след като са получени от Контрагента при връщане на разписаните документи в офиса се приключват от отдела.

12. Когато имаме добавяне на бройки към вече създадена поръчка от клиена, има два начина:
    • да се поправи поръчката, от която може да създадете още една доставка,

    освен ако няма изрично изискване от клиента, стоката да е на един протокол /не е нужно да се трие доставката/. След което трябва да се обвърже доставката с фактурата. Обвързването на фактурата с доставката  става, като се копира номера на доставката след това се избира от Членски внос ППП, срещу него под № се поставя номера на доставката и се натиска бутон Link. Може да фигурират две и повече доставки във фактурата.

    • Създава се още една поръчка, доставка и фактура.

13. Поръчките задължително се Валидират, независимо от това дали ще се правят всички доставки веднага.

14. Когато поправяме Поръчката после да се класифицира, като доставена и
    фактурирана. Да се пише в лична бележка причината за поправката.

15. Да се назначаваме в поръчката от меню Контакти/Адреси, назначението се отразява и в доставката и фактурата.

    Желателно е да се назначава по един от офисите в
    страната, за да се извършват лесно справките.

16. Основните статуси и номера на Поръчката към клиент – СОхххххххх,

Доставката – SHxxxxxxxx и Фактурата – 1xxxxxxхх, ви помагат да сте сигурни, че документите ви са изрядни.

Статусът  (PROVxxxx) е чернова, а не е номер на валиден документ.

Статус на Поръчка В ИЗПЪЛНЕНИЕ означава че, не е завършена доставка, тя чака да бъде изпълнена, или след като продукта е вече наличен (в най-кратък срок), или трябва да се класифицира като доставена, или да се поправи (ако няма такава наличност и не се очаква изпълнение). Поръчки които са на нулева стойност и без фактура да се класифицират като фактурирани. Статусът е ОБРАБОТЕНА – ФАКТУРИРАНА.

17. Основните статуси и номера на Поръчката към доставчик – PОхххххххх,

Фактурата – SIxxxxxxxx, ви помагат да сте сигурни, че документите ви са изрядни.

Статусът  (PROVxxxx) е чернова, а не е номер на валиден документ.

Статус на Поръчка Одобрена означава че, не сте направили поръчката, а само е одобрена. Трябва да натиснете бутон НАПРАВЕТЕ ПОРЪЧКА , след това ВЪЗЛАГАНЕ НА ПОРЪЧКАТА и потрърждавате. Сега статуса на поръчката ви е: ПОРЪЧАНО, но все още не е завършена поръчката. След като стоката е дошла следва заприхождаването й. Въвеждаме цена на продукта ако е различна от досегашната цена, ако не я оставяме. Въвеждаме партидата и срока на годност /изписва се пр: 01.01.2021/. Ако партидите са няколко разделяме със символа ﻻ при което се появява нов ред и се въвежда другата партида. Ако е нужно се сменя склада. Следва бутон Изпращане

Статусът вече е ПРОДУКТИТЕ ПОЛУЧЕНИ.

18. От лентата меню Продукти и от страничното меню Склад =>Движения=>Списък с движения на наличности ,

    може да проследите движенията по партиди за даден склад за съответния продукт. Там може да проверите движението, в случай че складовата наличност ви е с знак “ – “.

19. Когато се изважда стоката от склада се избира коректната партида и се следи броя на оставащата такава,

    за да се избегне наличността да е на минус.

20. Склад Брак – стока, която е с изтекъл срок на годност, стока с нарушена цялост и т.н. Такава стока се прехвърля в склад Брак.

21. Продукт, който се кредитира и се връща на доставчика – прави се кредитно от фактуриста, в имейл се пише номера на фактурата и кредитното до Катя Захариева, за да се върне стоката в склада от нея.

22. Фактура, която се кредитира за клиент / болница, аптека/ – прави се кредитно от фактуриста, в имейл се пише номера на фактурата и кредитното до Катя Захариева, за да се върне стоката в склада от нея.

23. Създаване на Кредитно известие:

• От фактурата се избира бутон Създаване на кредитно известие;
• Избираме една от двете опции:
• Създаване на кредитно известие с редове от оригиналната фактура – ако кредитираме цялата фактура;
• Създаване на кредитно известие с неплатения остатък от оригиналната фактура – ако избираме сами продуктите, които ще кредитираме.
• Дата на фактура – сега;
• Условия за плащане;
• Създаваме черновата;
• Валидираме.

24. Продукт, който се дава за мостра – прави се поръчка и протокол, в бележка

    лична се пише че е мостра.

25. Когато се налага да се променя наличност или да се трие доставка, се описва подробно причината, която налага това в имейл до

    Катя Захариева. В имейла се пишете номера на поръчката, доставката и фактурата и името на контрагента.

26. Поръчки не се трият, а се поставят в статус Анулирана.

27. Фактури не се трият, а се изтриват продуктите в тях и се оставят празни в статус
    Чернова.

28. Когато се налага да се замени името на продукта във фактурата става със
    свободен текст.

    В поръчката и доставката се изкарва реалния продукт.

29. Да се създават услуги, които ще се използват за попълване на свободни записи и
    няма да манипулира склада.

30. Всеки отдел и всеки офис от страната имат съответния склад.

Основен е централният склад РСР София.

31. От Меню Инструментите се генерират различни видове справки в екселски файл. Линк….

32. Имперсонализирането (влизането с чужд акаунт) в системата за управление
    на бизнеса на РСР се счита за нарушение!

33. Бележка публична излиза в документа, бележка лична е за наша информация и се вижда само вътрешно.

34. Когато се спира даден продукт от производителя и се заменя с друг.

Спреният продукт се слага в статус неактивен и се създавава нов продукт.

35. Запазване на фактури:

• Прави се поръчка и фактура с продукт със свободен текст „запазена“ на нулева стойност. Валидират се!

За контрагент се избира „Случаен клиен ……………/съответния офис/“, за да се знае от кой офис е дадената фактурата.

• Обвързване на фактурата с доставката след като вече е попълнена за съответния контрагент, става като се копира номера на доставката, след това се избира от Членски внос ППП, срещу него под № се поставя номера на доставката и се натиска бутон Link.